Jag tror att man kan bli beroende av Excel. Excel ger direkt feedback och ett lyckorus som går direkt in i hjärnans belöningssystem. När man lyckas skapa den där perfekta arbetsboken som inte bara räknar rätt, utan också ser snygg ut och kanske till och med har funktionalitet som bara ett riktigt läckert macro kan åstadkomma… Då blir man lycklig… Sannolikt är det så att vissa personlighetstyper har lättare att trilla dit, jag räknar mig själv till en av dem. Excel kan tillfredsställa på så många plan. Från riktiga vba-monster-applikationer till enstaka kalkylblad med sporadiskt utspridda beräkningar. Ja, jag vet, det är nördigt men varför hymla.
Som med andra beroendeframkallande saker så finns det självklart en baksida. Det är lätt att hamna i en situation där man tror att mer och mer Excel är lösningen på alla problem. Att fastna i det så kallade (och ganska uttjatade) Excel-träsket är förenat med risker. Kvalitetsproblem, personberoende, fleranvändar- och förändringsutmaningar.
Leverantörer av planeringssystem har åtminstone de senaste 20 åren hävdat att ett system för planering av din verksamhet underlättar planeringsprocessen, snabbar upp, ökar kvalitet och näst intill skapar fred på jorden… Ändå är det många, framförallt medelstora och mindre företag, som fortfarande enbart använder Excel för sin verksamhetsplanering. Varför är det så? Stämmer inte leverantörernas argument?
Jag tror att det faktum att Excel är så använt för planering beror på flera faktorer, exempelvis:
- Vana – de flesta controllers och ekonomer använder Excel dagligen. Den controller som inte gillar och använder Excel får en tuff arbetsmarknad.
- Befintliga ”snurror” – Mycket tid och kraft har ofta redan lagts ned i Excel för att skapa ”lösningar” som underlättar planeringen.
- Kontrollbehov – man upplever som enskild controller/ekonom att man har kontroll i Excel.
- ”Gratis” – Excel har man redan, så ingen synlig extra kostnad att använda för planering.
Det kan tyckas vara att slå in öppna dörrar men min utgångspunkt är att Excel i lagom mängd är helt ok, kanske till och med optimalt. – men hur vet man när man använder Excel lagom mycket och när bör man överväga ett system som är gjort för verksamhetsplanering?
Nedan listar jag några exempel på områden som jag tycker är relevanta och som påverkar om det överhuvudtaget är rimligt att enbart arbeta med Excel i en planeringsprocess:
- Antal planerare
- Hur komplexa strukturer (organisation, produkter, motparter, försäljningskanaler…)
- “Top-down”- och/eller “bottom up”-planering
- Detaljeringsgrad (Aggregerad nivå, eller som i vissa fall, samma nivå som man får in utfall)
- Behov av versionshantering, simulering och drivarbaserad planering
- Verksamhetens förändringsbenägenhet
- Hur planerna följs upp
En viktig parameter är som sagt hur mycket och hur ofta förändringar sker i verksamheten. Att aggregera och jämföra information från olika avdelningar och/eller enheter blir genast mer komplicerat när verksamheten förändras. Denna typ av förändringar, som i princip alltid finns i organisationer, är i och för sig vanligtvis komplicerade att hantera oavsett system eller Excel.
Utmaningen med att hantera verksamhetsförändringar i Excel är dock att man ofta sparar en ny version med den nya strukturen och inom kort har man många arbetsböcker att hålla reda på.
En annan aspekt man bör tänka på är att en planeringsprocess berör så många fler än de som faktiskt matar in siffror. Uppföljning, som vanligtvis innebär att integrera utfallssiffror och vrida och vända på informationen, kommer ibland i andra hand.
I de fall man kommer fram till att det kanske inte är optimalt att enbart använda Excel för planeringsprocessen så dyker snabbt nästa fråga upp. Vilket planeringssystem passar min organisation och min planeringsprocess? Min syn är att olika system har olika för- resp. nackdelar vilket vanligtvis gör det väl värt att tänka igenom och verifiera behov och krav innan man fattar beslut om, och implementerar ett specifikt system. Men det är en annan historia…
Vi på DBI Provider gillar att diskutera denna typ av frågor, så hör av dig!
Martin Fransson
Senior Consultant & Partner – DBI Provider